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売れる営業・ディレクターのルール! タスク管理でパフォーマンスを維持する7つのポイント


売れる営業・ディレクターのタスク管理術

タスク管理で、仕事は劇的に変わる?
成約率とお客様満足度の改善は、そこから始めよう!


お客様からのお問い合わせが増え、
お客様とのコンタクトポイントがどんどん増えていくと、
日常業務に加えて、自分が行わなければいけないことが、増えていく。

これを管理できないと、結果的にお客様にご迷惑が掛かり、
信頼を失い、最終的には、売れない人になってしまう。

今回は、売れる営業・ディレクターのルールとして、
「タスク管理術の7つのポイント」をご説明したい。


パフォーマンスを維持するタスク管理術:7つのポイント


タスク管理術の7つのポイント

1 タスクを細分化したリストを作る


タスクが曖昧であると、しっかりと管理ができない。

例えば、カレーを作るというタスクが入ったとする。
これを細分化すると、材料を買い、キッチン用品を準備し、調理するとなる。
更に細分化すると、タマネギ・人参・じゃがいも・肉・カレールーを買い、
鍋・まな板・おたま・皿・スプーンを準備し、調理することになる。

上記は当たり前のことのように思うが、
カレールーが家にあると思っていたら、少ししかなくてその日は止めた、
福神漬けやらっきょを買い忘れて、少し満足できなかった等のように、
何か1つの細かいことが原因で、全体に影響を及ぼすことがある。

また、タスクを細分化して、タスク内容を明確にしないと、
進捗を明確に管理できず、気が付いたらできないとなりかねない。

Googleドキュメント
Tips:Googleドキュメントなどのクラウド環境で、
   しっかりとリスト化する。クラウド環境で作業すれば、
   いつでも、どこでも、管理・確認・編集が可能になり、共有も可能。


2 タスクに作業順位を付ける


効率的に作業をするためには、作業順位が重要である。

タスクの作業順位を決めるには、コツがある。
そのタスクの完了に掛かる時間と影響力で考えるのが良い。
私が、決めているルールは以下の通りである。

 最初に行うべきタスク:作業時間が短く、影響力が大きいタスク
 最後に行うべきタスク:作業時間が長く、影響力が小さいタスク

私は、作業順位をiPhoneアプリの「Clear」で管理している。
一覧で管理するにはGoogleドキュメントの方が良いので、それと平行して、
日々、作業順位を管理する際は、「Clear」で行っている。

小額ながら有料なので、詳細はご紹介しないが、
興味のある方は、以下の動画を見て頂きたい。




3 カレンダーにタスクを入れる


タスクは、スケジューリングしないと管理が難しい。

どんなに短い時間、5分・10分でも積み重なると、
1時間・2時間となり、そのタスクの遅延は、全体にも影響してくる。

何となく、今日はこれとこれを行って、明日はこれとこれを行うなど、
曖昧にスケジュール管理を行っていると、自分の読みが甘かったり、
何か不測の事態が発生した場合に、総崩れとなってしまう。

タスク個々に掛かる時間を予め想定しておけば、
リスケジュールが必要になった場合でも、比較的容易に調整が可能だ。

Googleカレンダーでタスク管理
Tips:Googleカレンダーを使用すれば、他者との共有もできる上、
   PC・スマートフォン・タブレットなど、あらゆるディバイスで
   管理・確認・編集が可能になるので、有効活用して頂きたい。


4 自分自身にタスクを通知する


人は、うっかり忘れる生き物であることを認識する。

どんなにしっかり、スケジュールを決めても、
忘れてしまっては意味が無い。忙しくなると、うっかりが増える。
私は、それが絶対に起きないように、自分自身にリマインドしている。

Googleカレンダーであれば、スケジュールを登録する際、
「通知機能」を設定することができ、予め設定したメールアドレスへ
タスク時間の前に、メールを送るように設定することが可能だ。

Googleカレンダー通知機能でスケジュール・タスク管理
Tips:通知メールは、段階的に複数設定することも可能である。
   例えば、忘れやすい人でも、1日前、2時間前、10分前と、
   3段階で設定すれば、まず大丈夫だろう。


5 1日の始まりに今日のタスクを確認する


タスクの確認から、1日が始まる。

前日の動向によって、タスクの変更が必要になる場合もある。
また、その日のタスクを再確認することによって、
その1日の作業を効率的に行うことができる。

Tips:再度、タスクを確認しながら、
   追加で行った方が良いこと、改善した方が良いことがないか、
   もう一度、考えてみよう。日々、改善が大切。


6 タスクの進捗を数値で見えるようにする


曖昧な進捗管理は、曖昧な成果を生む。

タスクの進捗を、未着手・途中・完了の3段階で管理するのではなく、
きちんと、何%完了したかを管理することで、
そのまま行って、本当に完了できるのかどうか確認することができる。

基本的に、0%(完全未着手)というのは良くない。
頭の中でシミュレートしただけでも、少なくとも1%ぐらいは、
完了(100%)に近付くはずだ。0%は、本当に何も考えていない状態。

Tips:数値を、数字(文字)で表現するのではなく、
   Googleドキュメントを工夫して、目盛のように見せることで、
   ビジュアル的に、瞬間的に状況を判断できる。


7 1日の終わりに今日のタスクを評価する


達成状況の確認を怠ると、気付いた時には手遅れになる。

1日のタスクの進捗状況、新たなタスクの整理、
それによる明日への影響など、毎日タスクを評価しないと、
タスクの管理は実現できない。

翌日のタスクに影響が出た場合は、
きちんと全体に最も支障が無い形で、リスケが必要である。

Tips:ある程度のタスク達成に伴った、自分なりのご褒美を考えると、
   次のタスクへのモチベーションを維持できる。
   そのご褒美は、本当に小さなご褒美でも良い。


最後に


タスク管理をきちんとできるかどうかは、
その人の、仕事ができるかどうかの1つの指標になりえる。

また、タスク管理がきちんと行える人は、
クライアントや同僚からの信頼も厚くなり、
それは結果的に、成約率とお客様満足度のアップにも繋がり、
売れる営業・ディレクターに、また一歩近づくことができる。

ビジネスマンの方なら、誰でも活用頂けると思うが、
営業・ディレクターの人には特に、参考にして頂きたい。


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